Bir şirketin büyümesi, çoğu zaman başarının en önemli göstergesi olarak kabul edilir. Ciro artar, çalışan sayısı çoğalır, yeni yatırımlar yapılır, farklı şehirlerde şubeler açılır. Dışarıdan bakıldığında her şey yolundadır. Oysa işin mutfağına girdiğinizde çoğu zaman bambaşka bir tabloyla karşılaşırsınız.
Şirketler genellikle küçüldükleri dönemde değil, tam tersine büyüme sürecinde daha fazla yönetim hatası yapıyor. Üstelik bu hataların önemli bir bölümü ilk bakışta fark edilmiyor. Aylar, bazen de yıllar sonra finansal kayıplar, vergi ihtilafları, tahsil edilemeyen alacaklar veya ortaklar arasında yaşanan anlaşmazlıklar olarak karşımıza çıkıyor.
Bunun nedeni aslında oldukça basit. Şirket büyüyor ama yönetim anlayışı aynı hızla gelişmiyor.
Dün İşe Yarayan Yöntemler Bugün Risk Oluşturabiliyor
Kuruluş aşamasındaki bir işletmede patron hemen her şeye hâkimdir. Hangi müşteriye mal satıldığını, hangi çekin alınacağını, hangi tedarikçiye ödeme yapılacağını bilir. Çoğu karar tek merkezden alınır ve bu yapı küçük ölçekli işletmeler için çoğu zaman yeterlidir.
Ancak şirket büyüdükçe bu düzen doğal olarak değişir. Yeni çalışanlar gelir, departmanlar oluşur, yetkiler paylaşılır, işlem hacmi artar. Buna rağmen birçok işletme yönetim şeklini değiştirmeyi ihmal eder.
Bir süre sonra patron her şeyi kontrol etmeye çalışır ama artık hiçbir şeyi eskisi kadar yakından takip edemez. Çalışanlar hangi konuda kimin karar vereceğinden emin olamaz. Aynı iş farklı kişiler tarafından farklı yöntemlerle yürütülmeye başlanır.
Büyüyen şirketlerin en büyük rakibi artık rakipleri değil, kendi karmaşık yapılarıdır.
Eğer bu karmaşıklık doğru yönetilemezse, büyüme bir avantaj olmaktan çıkar ve yönetilmesi gereken yeni bir risk alanına dönüşür.
Sorunlar Bir Anda Değil, Sessizce Büyür
Büyüme dönemindeki risklerin en tehlikeli yönü, kendilerini hemen göstermemeleridir.
Tahsilatlar birkaç gün gecikmeye başlar. Cari hesap mutabakatları aksar. Stok kayıtları ile fiili stok arasında küçük farklar oluşur. Satış departmanı müşteriye farklı iskonto uygularken muhasebenin bundan haberi olmaz. Satın alma birimi ihtiyacın üzerinde mal alır. Nakit akışı bozulmaya başladığı hâlde şirket hâlâ kâr ettiğini düşündüğü için gerekli önlemleri almaz.
Aslında bunların hiçbiri tek başına şirketi zor durumda bırakmaz. Ancak her biri bir zincirin halkasıdır. O halkalar zamanında fark edilmezse, bir süre sonra finansal sorunlar, verimsizlik, usulsüzlükler ve vergisel riskler aynı anda ortaya çıkabilir.
İşte bu nedenle birçok vergi incelemesinde eleştirilen işlemlerin önemli bir kısmının temelinde, muhasebe hatasından çok yönetim eksikliği bulunur.
Patron Her İşi Yapmaya Devam Ederse Şirket Büyüyemez
Büyüyen şirketlerde en sık karşılaşılan yönetim hatalarından biri de budur.
Şirket sahibi yıllarca her kararı kendisi verdiği için aynı alışkanlığını sürdürmek ister. En küçük ödeme talimatı bile masasına gelir. Personel alımından fiyat teklifine kadar her konuda son sözü söylemeye devam eder.
Bir süre sonra şirketin en büyük darboğazı şirket sahibinin kendisi hâline gelir.
Patron çalışmadığı için değil, şirket hâlâ patronun çalışmasına bağımlı olduğu için...
Oysa büyümenin temel şartı sadece yetki devretmek değildir. Asıl önemli olan, devredilen yetkinin doğru kullanılıp kullanılmadığını denetleyecek sistemi kurabilmektir.
Kontrol ile her işi bizzat yapmak aynı şey değildir. İyi yönetilen şirketlerde patron süreçleri yönetmez; süreçlerin doğru çalışmasını sağlayan sistemi yönetir.
Sağlıklı Büyümenin Yolu Güçlü Sistem Kurmaktan Geçer
Bir şirket büyüdükçe sadece satışlarını artırmamalıdır. Aynı zamanda yönetim sistemini de büyütmelidir.
Yazılı iş süreçlerinin oluşturulması, görev ve yetkilerin açık şekilde belirlenmesi, düzenli finansal raporlama yapılması, cari hesap ve stok kontrollerinin ihmal edilmemesi, iç denetim ve iç kontrol mekanizmalarının kurulması artık bir tercih değil, zorunluluktur.
Bunun yanında şirket yöneticilerinin belirli aralıklarla kendilerine bazı soruları sormalarında da fayda vardır.
Şirket sahibi bir hafta işinin başında olmasa işler aynı düzenle devam edebilir mi?
Yönetim, kararlarını güvenilir finansal raporlara dayanarak mı alıyor?
Yetki devri yapıldıysa, bu yetkilerin doğru kullanıldığı düzenli olarak kontrol ediliyor mu?
Kritik bilgiler kişilerde mi kalıyor, yoksa şirketin kurumsal hafızasına mı aktarılıyor?
Bu sorulara tereddütsüz "evet" cevabı verilemiyorsa, büyüme devam ediyor olsa bile yönetim sistemi aynı hızda gelişmiyor demektir.
Unutmamak gerekir ki güçlü şirketler sadece daha fazla satış yapan şirketler değildir. Güçlü şirketler, büyüdükçe yönetim anlayışını da geliştirebilen şirketlerdir.
Çünkü şirketler büyüdükleri için hata yapmaz; büyümeyi yönetemedikleri için hata yaparlar.
