Şirket kredi kartlarının ortaklar tarafından kişisel ihtiyaçlar için kullanılması, ticari hayatta sıkça rastlanan ancak beraberinde ciddi vergisel ve hukuki riskler barındıran kritik bir konudur. Üstelik sorun yalnızca şahsi harcamanın şirket gideri olarak kaydedilmesinden ibaret değil. Harcamanın ortaklar cari hesabına alınması veya şirket tarafından karşılanması da farklı vergisel yükümlülükleri gündeme getirebiliyor.
Şirket Kredi Kartıyla Yapılan Her Harcama Gider Yazılabilir mi?
Bir şirketin kredi kartıyla ödeme yapması, yapılan harcamanın şirket gideri olarak kabul edilmesi için yeterli değildir. Vergi mevzuatı bakımından belirleyici olan, harcamanın şirketin ticari faaliyetiyle ilgili olup olmadığıdır.
Örneğin şirket ortağının ailesiyle yaptığı tatilin, kişisel giyim alışverişinin veya özel ihtiyaçlarının şirket kredi kartıyla karşılanması, bu harcamalara ticari gider niteliği kazandırmaz.
Kurumlar Vergisi Kanunu'nun 6'ncı maddesi uyarınca kurum kazancının tespitinde ticari kazanç hükümleri uygulanır. Gelir Vergisi Kanunu'nun 40'ıncı maddesine göre de ticari kazancın elde edilmesi ve sürdürülmesiyle ilgili genel giderler, kanuni şartları çerçevesinde kazançtan indirilebilir.
Dolayısıyla şirket faaliyetleriyle ilgisi bulunmayan kişisel harcamaların kurum kazancından indirilmesi mümkün değildir. Bu harcamalara ilişkin KDV'nin de genel olarak indirim konusu yapılmaması gerekir.
Burada dikkat edilmesi gereken bir başka husus, harcamaya ilişkin faturanın şirket adına düzenlenmiş olmasıdır. Faturanın şirket adına kesilmesi, kişisel nitelikteki bir harcamayı kendiliğinden şirket giderine dönüştürmez.
Şahsi Harcama Ortaklar Cari Hesabına Kaydedilirse Sorun Çözülür mü?
Uygulamada şirket kredi kartıyla yapılan şahsi harcamalar çoğu zaman 131-Ortaklardan Alacaklar hesabına kaydediliyor. Böylece harcama şirket giderlerine alınmıyor, ortağın şirkete borcu olarak izleniyor.
Bu yöntem, şahsi harcamanın doğrudan gider yazılmasına göre muhasebe açısından daha doğru bir yaklaşım olmakla birlikte, işlemin bütün vergisel sonuçlarını ortadan kaldırmıyor.
Çünkü şirket, kredi kartıyla ortağının kişisel harcamasını ödediğinde, fiilen ortağına finansman sağlamış olabiliyor.
Kurumlar Vergisi Kanunu'nun 13'üncü maddesi uyarınca şirket ortakları ilişkili kişi kabul ediliyor. İlişkili kişilerle gerçekleştirilen işlemlerde ise emsallere uygunluk ilkesi geçerli.
Bu nedenle ortağın şirkete olan borcunun uzun süre ödenmemesi veya emsallere uygun bir finansman bedeli alınmaması, transfer fiyatlandırması yoluyla örtülü kazanç dağıtımı yönünden risk oluşturabiliyor.
Örneğin şirket ortağının şirket kredi kartıyla 100 bin liralık kişisel harcama yaptığını ve bu tutarın aylarca şirkete geri ödenmediğini düşünelim.
Şirketin bu süre boyunca ortağına bedelsiz finansman sağlaması, emsallere uygun faiz hesaplanması gerekip gerekmediği sorusunu gündeme getirir. Finansman hizmeti niteliğindeki işlemlerde KDV yükümlülüğü de ayrıca değerlendirilir.
Ancak burada her ortaklar cari hesabı bakiyesinin otomatik olarak örtülü kazanç dağıtımı anlamına gelmediğini belirtmek gerekir. İşlemin niteliği, borcun süresi, ödeme koşulları ve emsallere uygunluk değerlendirmesi birlikte dikkate alınmalıdır.
Dolayısıyla şahsi harcamanın 131 hesaba kaydedilmiş olması tek başına yeterli bir güvence değildir.
Şirket, Ortağın Kişisel Harcamalarını Üstlenirse Ne Olur?
Bir başka durum ise şirketin, ortağın kişisel harcamalarını karşılaması ve bu tutarları kendisinden geri istememesidir.
Bu durumda artık yalnızca geçici bir borç ilişkisinden değil, şirket kaynaklarının ortağın kişisel yararına kullanılmasından söz edilir.
Şirket tarafından karşılanan kişisel harcamaların gider yazılması mümkün olmadığı gibi, sağlanan menfaatin hukuki niteliğine göre başka vergisel sonuçlar da ortaya çıkabilir.
Özellikle ortağa karşılıksız menfaat sağlanması, transfer fiyatlandırması yoluyla örtülü kazanç dağıtımı hükümleri bakımından değerlendirilmelidir.
Örtülü kazanç dağıtımı şartlarının oluşması hâlinde, kurumlar vergisi matrahına ilişkin düzeltmelerin yanı sıra kâr payı stopajı da gündeme gelebilir.
Bununla birlikte şirket ortağının aynı zamanda şirket yöneticisi veya çalışanı olması durumunda, sağlanan menfaatin ücret niteliği taşıyıp taşımadığı da ayrıca incelenmelidir.
Bu nedenle şirketin ortağa ait kişisel harcamayı karşılaması, her durumda aynı vergisel sonucu doğurmaz. Ödemenin hangi hukuki ilişki kapsamında yapıldığının belirlenmesi gerekir.
Ayrıca kişisel harcamanın kanunen kabul edilmeyen gider olarak dikkate alınması da tek başına bütün sorunları çözmez. Çünkü giderin kurum kazancından indirilmemesi ile şirket kaynaklarından ortağa menfaat sağlanmasının vergisel sonuçları birbirinden farklıdır.
Şirketler Bu Risklerden Nasıl Korunabilir?
Şirket kredi kartlarının kişisel harcamalarda kullanılmaması, ortaya çıkabilecek vergisel riskleri önlemenin en sağlıklı yoludur.
Bununla birlikte uygulamada bu tür harcamalar yapılmışsa, öncelikle kredi kartı ekstreleri ile muhasebe kayıtlarının karşılaştırılması gerekir.
Şirket faaliyetiyle ilgisi bulunmayan harcamalar ayrıştırılmalı, bunların gider ve KDV indirimi yönünden gerekli düzeltmeleri yapılmalıdır.
Ortaklardan alacak niteliğindeki tutarlar ise ayrı olarak izlenmeli ve tahsil edilmelidir. Borcun niteliği ve süresi dikkate alınarak emsallere uygun faiz ve buna bağlı vergisel yükümlülükler değerlendirilmelidir.
Özellikle dönem sonlarında 131-Ortaklardan Alacaklar ve 331-Ortaklara Borçlar hesaplarının incelenmesi, ortaklarla şirket arasındaki mali ilişkilerin doğru değerlendirilmesi bakımından önem taşır.
Burada unutulmaması gereken husus şudur: Şirketin kredi kartı ile ortağın kişisel kredi kartı farklı ödeme araçları olmakla birlikte, asıl ayrım ödeme aracından değil, harcamanın kime ait olduğundan kaynaklanır.
Şirket ortağı olmak, şirketin kaynaklarını kişisel harcamalarda sınırsız biçimde kullanma hakkı vermez. Şirketin ödediği kişisel bir harcama, muhasebe kayıtlarında nasıl gösterilirse gösterilsin, gerçek niteliğine göre vergisel değerlendirmeye tabi tutulur.
